Sofii · Isännöinnille

Asia ei ole kenenkään henkilökohtaisessa postilaatikossa

Isännöintitoimiston työ tulee sisään sähköpostina: satoja viestejä päivässä, sadalta taloyhtiöltä. Jokainen on tunnistettava — mikä taloyhtiö, mikä asunto, kuka hoitaa, onko kiire. Sofii tekee sen esityön, ja asian historia kertyy tiketille eikä yhden ihmisen kansioon.

Keskustele isännöinnin käyttökohteesta Tutustu Sofiihin
Sofii selvittää asukkaan ilmoitusta isännöintitoimiston näkymässä
Mitä kannattaa huomioida

Tunnistatko nämä isännöintitoimiston arjesta?

Viestien lajittelu vie enemmän aikaa kuin asian hoitaminen. Postilaatikkokansioita selataan käsin, ja sama työ toistuu joka aamu.
Asia elää yhden ihmisen sähköpostissa. Kun hän on lomalla tai sairaana, kukaan ei tiedä mitä on sovittu.
Kuka vastaa tästä taloyhtiöstä juuri nyt? Huoltosopimukset vaihtuvat kausittain, eikä tieto ole siellä missä vika ilmoitetaan.
Asukasrekisteri on juuri sitä tietoa, jonka vuotamisesta tulee seuraus. Mitä vähemmän sitä tallennetaan, sitä pienempi riski.
Esimerkki

Sähköposti muuttuu tiketiksi automaattisesti

Jaettu postilaatikko luetaan minuutin välein. Jokaisesta viestistä syntyy tiketti, johon koko asian historia kertyy — myös vastaukset, liitteet ja sisäiset merkinnät.

Viesti saapuuJaettu postilaatikko luetaan minuutin välein.
EsityöTaloyhtiö, asunto, luokka, vastuuhenkilö ja kiireellisyys päätellään.
VastuuhenkilöLuetaan asiakasrekisteristä, ei arvata.
VastausehdotusKäsittelijä tarkistaa ja muokkaa; lähetys on ihmisen päätös.
HistoriaLähetetty viesti tallentuu sellaisenaan tiketille.
Mitä tekoäly päättelee

Kuusi asiaa jokaisesta saapuvasta viestistä

Mihin taloyhtiöön asia liittyy — myös kun asukas ei mainitse sitä. Mikä asunto on kyseessä (”A 12”, ”as 5”, ”Wolffintie 9 A 3”). Mikä luokka asia on: vesivahinko, laskutus, avainasia. Kuka on vastuuhenkilö. Mikä on kiireellisyys. Ja mitä siihen voisi vastata.

Käsittelijä korjaa luokittelun yhdellä klikkauksella, jos se meni pieleen.

Hausvise-yhteys

Taloyhtiötietoja ei ylläpidetä kahteen kertaan

Tämä on isännöinnin kannalta ratkaiseva kohta: asiakasrekisteri ei ole uusi ylläpidettävä rekisteri, vaan taloyhtiötiedot tulevat suoraan Hausvisesta, jossa ne jo ovat.

Taloyhtiöt — nimi, asiakasnumero, Y-tunnus ja osoite asiakasrekisteriin.
Hallitus, huolto ja muut roolit — yhteyshenkilöiksi.
Isännöitsijä ja päävastuullinen isännöitsijä — taloyhtiön vastuuhenkilöksi.
Yhteys on vain luku. Palvelu ei kirjoita Hausviseen mitään.
Täysi ajo viikoittain, muutosajo kuuden tunnin välein. Käsin lisätyt tiedot säilyvät: synkronointi koskee vain Hausvisesta tulleita rivejä.
Tietosuoja

Asukasrekisteriä ei synny

Riski pienennetään rakenteella eikä käytännöillä: tietoa, jota ei ole tallennettu, ei voi vuotaa.

Asukkaiden ja osakkaiden nimiä tai puhelinnumeroita ei tallenneta lainkaan.
Sähköpostiosoite tallennetaan vain muunnettuna tunnisteena, jonka avulla viesti ohjautuu oikeaan taloyhtiöön. Osoitetta ei voi lukea takaisin.
Henkilötunnuksia ja tilinumeroita ei haeta.
Huoltoketju

Kuka vastasi työstä silloin kun se tehtiin?

Huoltoyritykset ja niiden sopimukset ylläpidetään taloyhtiöittäin: kuka vastaa minkä taloyhtiön mistäkin työstä ja millä aikavälillä.

Voimassa oleva sopimus löytyy tapahtumahetken mukaan. Kun putkirikosta tulee tiketti, ohjelma löytää sen yrityksen, jolla oli silloin sopimus, ja valmistelee työtehtävän.
Peräkkäiset kaudet ja paluu vanhalle toimijalle toimivat luonnostaan. Historia säilyy, mikä on laskutus- ja reklamaatiotilanteessa arvokasta.
Huoltoyhtiö saa linkin, joka avaa vain sen yhden tehtävän ilman kirjautumista. Hän kirjaa vastauksensa, ja se näkyy tiketillä — mutta hän ei näe tiketin muuta sisältöä eikä asukkaan asiaa.
Vastaaminen

Jälkikäteen näkee, mitä asiakas todella sai

Vastaus lähtee tiketiltä jaetusta postilaatikosta, oikealla allekirjoituksella ja yrityksen ilmeellä. Mukaan voi liittää tiketin liitteitä, aiemman viestiketjun sekä kopion ja piilokopion. Esikatselu näyttää täsmälleen sen mitä lähtee, ja lähetetty viesti tallentuu sellaisenaan.

Kaksikielisyys

Suomeksi ja ruotsiksi, myös asukkaan suuntaan

Käyttöliittymä ja asiakasviestintä toimivat molemmilla kotimaisilla. Vieraskieliset viestit käännetään automaattisesti, ja vastauksen voi kirjoittaa omalla kielellä ja lähettää asiakkaan kielellä.

Arjen työkalut

Se mikä toistuu, kannattaa automatisoida

Tänään-näkymä puhelimelle — liikkuvalle isännöitsijälle soitettavat, omat tiketit, tänään erääntyvät tehtävät ja taloyhtiön yhteystiedot.
Soittopyynnöt — kirjataan lomakkeella tai tunnistetaan viestistä, ja ne näkyvät vastuuhenkilön omassa listassa.
Tehtävät ja tehtäväpohjat — avainasia, vesivahinko tai muuttoilmoitus saa valmiin tehtävälistan. Tekijä voi olla oma väki tai ulkopuolinen huoltoyritys.
Laskut skannaukseen automaattisesti — laskuluokkaan osuvan viestin PDF-liitteet voidaan lähettää skannauspalveluun heti ja sulkea tiketti.
Rutiinikuittaukset sulkeutuvat itsestään — esimerkiksi verkkolaskuoperaattorin automaattikuittaukset eivät täytä työjonoa.
Ajankohtaista-palsta — kiinteistöalan ja tietosuojan uutiset etusivulle tiivistettyinä, kohdennettuna taloyhtiöaiheisiin.
Push-ilmoitukset puhelimeen uusista tiketeistä ja tehtävistä.
Asukkaan suuntaan

Osa kysymyksistä ei tarvitse isännöitsijää lainkaan

Saunavuorot, jätehuollon aikataulut, autopaikat ja järjestyssäännöt toistuvat vuodesta toiseen. Verkkosivullenne upotettu Sofii vastaa niihin teidän oman aineistonne pohjalta, eikä yleisellä tiedolla internetistä. Tätä ei ole vielä käytössä yhdelläkään isännöintiasiakkaallamme — se on ehdotus, ei kuvaus nykytilasta.

Kokeiltavissa nyt

Tällä sivustolla se on käytössä

Oikean alakulman painike avaa saman toiminnon, jonka asukas näkisi taloyhtiön tai isännöintitoimiston sivulla. Keskustelussa kerrotaan aina, että vastaaja on tekoäly, ja ihmisen sähköpostiosoite on näkyvissä.

Lue lisää asiakaspalvelusta →
Mitä ei vielä ole

Kerromme myös sen, mitä emme ole tehneet

Huoltoyhtiöiden tietoja ei saada Hausvisesta automaattisesti: rajapinta on olemassa, mutta se vaatii erilliset käyttöoikeudet, eikä huoltosopimuksia ole Hausvisessa lainkaan. Sopimukset ylläpidetään siis Sofiissa.

Emme myöskään myy ”valmista isännöintiversiota”. Toiminnot kytketään tilaajakohtaisesti ja kokonaisuus kootaan teidän tarpeidenne mukaan — tikettiluokat, tehtäväpohjat ja ohjeet rakennetaan käyttöönotossa.

Räätälöidyt toiminnot

Puuttuuko jokin isännöinnin erityispiirre?

Sofii on oma alustamme ja kehitämme sitä itse. Yllä kuvatut isännöinnin toiminnot on rakennettu asiakkaan tarpeesta — samalla tavalla rakennamme puuttuvan, jos sellainen löytyy.

Kerro tarpeestanne

Katsotaan teidän postilaatikkonne

Varaa keskustelu, niin käydään läpi millaisia viestejä teille tulee ja mikä niistä olisi automatisoitavissa.

Varaa esittely