Saapuva viesti muuttuu hallituksi tehtäväksi
Sähköposti luokitellaan, sen kiireellisyys tunnistetaan ja vastausluonnos valmistellaan. Ihminen hyväksyy vastauksen ennen lähetystä. Jos haluatte rajatuissa aiheissa automaattisen vastauksen, se määritellään ja rakennetaan käyttöönotossa.
Saapuvasta viestistä hallituksi tehtäväksi
Työnkulku sovitetaan käytössä olevaan sähköpostiin, tikettijärjestelmään ja vastuujakoon. Esimerkki näyttää mahdollisen etenemisen.
Toistuva työ kevenee, päätösvalta säilyy
Luokittelu ja luonnostelu nopeuttavat käsittelyä. Käyttöoikeudet, lokitus ja hyväksyntä määritellään käyttöönotossa organisaationne tarpeiden mukaan.
”Vastaako tekoäly asiakkaillemme ilman että näemme sitä?”
Ei. Vastausluonnos menee ihmiselle hyväksyttäväksi ennen lähetystä. Tekoäly tekee pohjatyön — tunnistaa asian, ehdottaa vastuuhenkilöä ja kirjoittaa luonnoksen — mutta lähetyspäätös on teidän.
Kuormittavinta ei ole vastaaminen vaan lajittelu
Suurin osa ajasta kuluu sen selvittämiseen, ketä asia koskee, onko se kiireellinen ja kenelle se kuuluu. Juuri se vaihe toistuu joka viestissä ja on helpoin automatisoida — ja juuri siinä virheet maksavat eniten, kun kiireellinen viesti jää ketjun hännille.
Yksi postilaatikko kerrallaan
Ensimmäinen käyttökohde on yleensä yksi yhteinen postilaatikko, johon tulee eniten toistuvaa asiaa. Työnkulku sovitetaan käytössä olevaan sähköpostiin ja vastuujakoon. Kun se toimii, mukaan otetaan seuraava.
Selvitetään asiakaspalvelun ensimmäinen käyttökohde
Kerro meille, millainen viestivirta kuormittaa arkea. Etsitään siihen sopiva turvallinen työnkulku.
Sofii on tekoäly. Jos haluat ihmisen: info@softman.fi.